OpenLabFlow – eine Basis für die Arbeit in Innovation-, Data- und Digital-Labs

Veröffentlicht von Stefan Kopp am

Immer mehr Unternehmen gründen derzeit sogenannte „Labs“. Mal ist die Motivation dazu, dem Thema Innovation mehr Raum und Zeit zu geben, mal ist es der erste Schritt, um sich dem Thema Digitalisierung anzunähern. Dafür gibt es dann „Data Labs“, „Data Science Labs“  oder „Digital Labs“. Eines haben viele dieser Satelliten, die innerhalb oder neben der Organisationsstruktur entstehen, gemeinsam: Sie konzentrieren sich nicht vorrangig auf die Schaffung von Kundenwert, sondern sind bewusst dazu da, Neues ausprobieren zu können. Das können sowohl neue Technologien, als auch erste Erfahrungen mit neuen Methodiken und/oder Agilität sein.

Das erste Lab bei BHS Corrugated

Vor genau dieser Herausforderung stand auch BHS Corrugated vor ca. 2,5 Jahren. Als klassischer Maschinenbauer hat man sich zwar schon viele Jahre mit dem Thema Softwareentwicklung auseinandergesetzt, aber die fortschreitende Digitalisierung und die steigenden Erwartungen der Kunden erforderten eine deutlich intensivere Befassung mit dem Thema Daten. Dies konnte die etablierte Softwareentwicklung, die sich auf die maschinennahen Systeme konzentrierte, nicht leisten. Aus diesem Grund hat man innerhalb der BHS Corrugated eine eigene Abteilung Digital Solutions etabliert und darin auch ein „Data Analytics Lab“ geschaffen. Dessen vorrangiges Ziel ist es, herauszufinden, welche Daten schon vorhanden sind und wie man diese nutzen kann. So entstanden innerhalb kürzester Zeit erste Analysen und Auswertungen, die das Potential der Daten zeigten. Dadurch entstanden viele Ideen zu Predictive Maintenance Use-Cases, sowie Analysen, die vom internen Service-Personal oder der Maschinen-Inbetriebnahme verwendet werden können.

BHS Corrugated und Fraunhofer IIS gründen ein „Joint Lab Data Analytics“

Weitere 1,5 Jahre später, Anfang 2019, ist man am Hauptsitz in Weiherhammer so weit fortgeschritten, dass sich innerhalb der Abteilung ein zweites Lab bilden soll, um die steigenden Anforderungen von intern, als auch die Anfragen von Kunden, also den Maschinenbetreibern, bedienen zu können. Es hat sich schnell herumgesprochen, welchen wertvollen Beitrag das „Data Analytics Lab“ bei BHS Corrugated leisten kann. Um weitere Expertise zum Thema Data Science zu bekommen und um das Know-How konsequent zu erweitern, wurde eine Kooperation mit Fraunhofer IIS in Nürnberg initiiert und das „Joint Lab Data Analytics – JoLa“ gegründet. Dieses soll sich auf interne Use-Cases fokussieren. Ziel ist dabei nicht, wie ein klassisches Entwicklungs-Team, ein fertig einsetzbares Produkt zu erstellen, sondern die Erstellung von Prototypen, mit denen die Use-Cases evaluiert werden können.

Die Fragestellung war: Wie wollen wir arbeiten?

Schnell wurde klar, dass die Arbeit im JoLa auf agilen Methoden basieren soll. Allerdings bestand auch die Anforderung, dass es ein Management Gremium geben soll, das eine überwachende und in Richtung Priorisierung steuernde Funktion erhalten soll. In der Abstimmung zwischen den Verantwortlichen des JoLa, dem Management und den unterstützenden Agilen Coaches war schnell klar, dass für das JoLa eine starke Verbindung aus klassischem Vorgehen in Kombination mit agilen Herangehensweisen notwendig ist. Eine komplett agile Vorgehensweise würde das Unternehmen zu diesem Zeitpunkt noch überfordern. Klares gemeinsames Ziel in den Abstimmungen war aber, ein sehr stark kundenorientiertes Vorgehen mit kurzen Feedback-Zyklen zu etablieren.

Der OpenLabFlow war die Antwort

Aus diesen Anforderungen entstand dann in mehreren Iterationen und Feedback-Schleifen der OpenLabFlow, ein Prozess, der als solcher oder mit Anpassungen auch in anderen Unternehmen zum Einsatz kommen kann. Dies war bei der Erstellung auch von Anfang an im Fokus, da die Wahrscheinlichkeit groß ist, dass es in naher Zukunft weitere Labs in der BHS Corrugated geben wird.

Im Folgenden wollen wir diesen Prozess im Detail vorstellen, der aus verschiedenen Phasen besteht und in dem unterschiedliche Rollen definiert sind. Neben der Prozessgrafik, welche die einzelnen Phasen und Prozessschritte und das Zusammenspiel aus Rollen und Meetings zeigt, gibt es eine weitere Überschicht über die Rollen und deren Aufgaben.

Einstiegspunkt – alles startet mit einer Idee

Startpunkt für den Prozess stellt eine Idee für einen Use-Case dar, die prinzipiell überall und in jeder Ebene im Unternehmen entstehen kann. Mit dieser Idee tritt der Mitarbeiter an den Lab Project Lead heran. Gemeinsam erfassen Sie den groben Rahmen des Use-Case. In einem Use-Case Definition Workshop wird die Idee weiter ausgearbeitet, detailliert und spezifiziert. Dazu unterstützt eine Vorlage, welche die wichtigsten Informationen zur weiteren Bearbeitung des Use-Case enthält und auch erste Messkriterien, anhand derer eine Bewertung und Einordnung des Use-Case vorgenommen werden kann. Im Use-Case Definition Workshop wird auch ein Use-Case Owner festgelegt, der im weiteren Verlauf des Prozesses seinen Use-Case vertritt und als Ansprechpartner auf Seite des Fachbereichs dient.

Priorisierung und Reporting – das Steering Committee

In dieser Form entstehen nach und nach Anforderungen für diverse Use-Cases. Der Lab Project Lead macht eine Vorpriorisierung und gibt diese dem Steering Comittee als Empfehlung.

Neue Use-Case Ideen werden dem Committee durch den Use-Case Owner in einem Pitch vorgestellt.

Das Committee kann an dieser Stelle Einfluss auf die Priorisierung nehmen. Idealerweise wird hier aber der agile Grundsatz “Stop starting, start finishing“ berücksichtigt, um den Fokus der Lab-Teams nicht während der Umsetzung zu verändern.

Detailarbeit – Use Case Specification Workshop

Für die hoch priorisierten Use-Cases geht es dann in die weitere Detaillierung und Ausarbeitung. D.h. der Aufwand dafür wird erst dann in Kauf genommen, wenn der Use-Case laut Priorisierung eine Chance hat, zur Umsetzung zu kommen. Hier werden die Anforderung geschnitten und die Arbeitspakete formuliert und priorisiert. Ergebnis des Termins sind neue Stories, die bereit sind, umgesetzt zu werden. Diese „Ready“-Stories sind in einem Backlog sichtbar und priorisiert.

Iterative Entwicklung – der Prototyp entsteht

Auf Basis dieses Backlogs und der darin abgebildeten Priorisierung erfolgt dann die Planung der Iterationen zur Umsetzung der Anforderungen. Hier startet beim JoLa ein an Scrum angelehnter, iterativer Entwicklungsprozess mit den typischen Meetings wie Daily Standup, Review und Retrospektive. In einer oder mehreren Iterationen entsteht hier der Use-Case Prototype.

Feedback – das Use-Case Prototype Review Meeting

Ist dieser aus Sicht des Lab Expert Teams komplett umgesetzt, erfolgt die Vorstellung im Use-Case Prototype Review Meeting. Hier ist der Teilnehmerkreis im Gegensatz zu den Iteration-Reviews erweitert. An dieser Stelle erfolgt die Entscheidung, ob der Use-Case nun in die Testphase übergehen kann, oder ob noch weitere Entwicklungen daran vorgenommen werden müssen.

Evaluierung – der Prototype geht in den Test

Der Prototyp wird dann in die Testphase an den Use-Case Owner übergeben. Die Arbeit für das Lab Expert Team ist an dieser Stelle beendet. Wie mit den Erkenntnissen aus dem Prototypen umgegangen wird entscheidet der Use-Case Owner. Er kann diese z.B. nutzen, um ein Softwarentwicklungsprojekt anzustoßen, oder eine Prozessoptimierung zu machen.

Fazit

Mit dem OpenLabFlow hat sich BHS Corrugated und Fraunhofer IIS einen Prozess für die Zusammenarbeit im Umsetzungsteam und für die Detaillierung und Bewertung von Use-Cases geschaffen. Über ein zentral installiertes Gremium erfolgt die Steuerung und Priorisierung. Dies ist kein zwingender Bestandteil des Prozesses. Wer möchte kann auch ohne dieses Gremium den Prozess aufsetzen und das Gremium zum Beispiel durch einen Product Owner ersetzen oder es ganz weg lassen und dem Team die Priorisierung überlassen. BHS Corrugated und Fraunhofer IIS haben sich bewusst dafür entschieden, um auch das finanzielle Controlling durch alle Parteien, die an dem Projekt beteiligt sind sicherzustellen.

Feedback

Wir freuen uns über Feedback und Anregungen zum OpenLabFlow. Ganz besonders interessiert es uns natürlich, welche Erfahrung beim Einsatz des Prozesses gemacht wurden und welche Adaptionen vorgenommen wurden.

Feedback über die Kommentare unten, auf Facebook, Twitter oder auch gerne per Mail an: mail@emotionbewegt.de

Quellen

Die Visualierung des OpenLabFlow steht unter einer Creative Commons Lizenz und kann bei GitHub heruntergeladen werden.

Download URL: https://github.com/bhs-corrugated-digital-solutions/SharedExperience/tree/master/OpenLabFlow


Über der Autor

Stefan Kopp ist Systemischer Management Coach (SMC) und Emotional Performance Profile Experte (EPP). Seine Wurzeln liegen in der Softwareentwicklung und er war in diesem Bereich als Entwickler, Architekt und Projektmanager tätig. Im Jahr 2006 kam er erstmals mit dem Thema Agilität in Berührung und beschäftigt sich seitdem intensiv, aber immer undogmatisch mit den verschiedensten agilen Ansätzen.

Kategorien: Agile

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